Geen kaviaar, wel job fairs en goedkoop vertier

De kringen en hun centen

11 april 2018
Longread
Een gratis vat in de fak op maandag, politiek debat op dinsdag en cantus op woensdag: activiteiten te over voor de Leuvense student, en altijd voor een spotprijs. Hoe krijgen kringen dat voor elkaar?

Subsidies

Een groot deel van de studentenactiviteiten kan plaatsvinden door subsidies. Het grootste deel hiervan wordt verspreid via koepelorganisatie LOKO, die op haar beurt weer grotendeels afhankelijk is van de Dienst Studentenvoorzieningen van de KU Leuven. Deze dienst krijgt jaarlijks subsidies van de overheid, waarvan 4 procent doorvloeit naar LOKO. Volledig vrij om die te besteden is LOKO niet, zowel de KU Leuven als de AV hebben inspraak in de begroting. Ook is er een controlecommissie, waarin kringleden zetelen, om de actua in de gaten te houden, vertelt Pieter-Jan Vroom, algemeen beheerder van LOKO.

De controle door de KU Leuven gebeurt op de Deelstuvoraad, waar LOKO samenzit met de KU Leuven om het beleid en de budgetten omtrent studentenvoorzieningen te bespreken.

Vorig jaar is er wel een hervorming geweest in hoe LOKO projectsubsidies verstrekt. ‘Sinds dit jaar kan iedereen die een evenement organiseert dat vrij toegankelijk is voor alle Leuvense studenten en niet louter recreatief is, een beroep doen op die subsidies’, zegt Pieterjan Vaneerdewegh, voorzitter van LOKO. ‘We merken dat deze vernieuwing vooral nuttig is voor internationale studenten, die niet altijd betrokken zijn in een kring of vrije vereniging.’

‘De financiële hulp van LOKO vormt samen met onze vele eetverkopen de belangrijkste bron van inkomsten’

Anne-marie Dedene, preses Eoos

De projectsubsidies van LOKO zijn op te delen in drie soorten, van kleine aanvragen naar grote bedragen. Bedragen tot 75 euro worden door het dagelijks bestuur van LOKO goedgekeurd, vanaf 75 tot 1000 heeft de subsidiecommissie beslissingsrecht en vanaf 1000 moet de aanvraag op de AV komen. Een laatste grote aanvraag kwam van AFD, dat voor ‘We, The Future?!’, een evenement dat door meerdere kringen gedragen wordt, kan rekenen op de financiële middelen van LOKO. Nadat de aanvraag is goedgekeurd kan de organiserende partij nog niet op zijn lauweren rusten; alle bonnetjes moeten worden binnengebracht, alsook een overzicht van de gemaakte kosten en een verslag van het evenement.

Naast projectsubsidies biedt LOKO ook werkings- en vzw-subsidies aan. Die laatste zijn erop gericht om zo veel mogelijk kringen aan te moedigen om vzw te worden. Op die manier zijn de presidiumleden beter beschermd tegen allerlei risico's, vertelt Vroom. De subsidie dekt ook de kosten van publicatie in het staatsblad en bestuurdersverzekeringen.

Daarnaast krijgt elke kring 300 euro vaste werkingssubsidie, plus 75 euro per extra stem op de AV. Ook vrije verenigingen kunnen op de werkingssubsidies rekenen. Zij krijgen minstens 100 euro, en als ze een engagement van twaalf uren opnemen wordt dit verhoogd naar 300 euro.

Voor de kleine kringen zijn die subsidies een uitkomst. Anne-marie Dedene, preses van Eoos: ‘De financiële hulp die we vanuit LOKO ontvangen wordt ten zeerste geapprecieerd, en vormt samen met onze vele eetverkopen de belangrijkste bron van inkomsten’. Ook Mecenas rekent op subsidies en geld uit eetverkopen om activiteiten te financieren, beaamt preses Lara Peeters.

‘Er is elk jaar een - vriendschappelijke - strijd om het beter te doen dan het vorige jaar'

Harris Van der Stighelen, preses Ekonomika

Via de faculteiten is er soms ook financiële steun. Zo kan Ekonomika bij het organiseren van de ‘Go Global Fair’, gericht op studenten die hun studies willen verrijken met een buitenlandervaring, rekenen op terugbetaling van drukkosten van de faculteit. Ook filosofiekring NFK kan op diverse manieren rekenen op steun vanuit de faculteit, bijvoorbeeld voor het galabal of het kerstfeest.

Job fairs en bedrijvenrelaties

Grotere kringen zoals VTK en Ekonomika halen het grootste deel van hun werkingsbudget dan weer uit job fairs; veel bedrijven hebben er wel wat geld voor over om hier toekomstige werknemers aan te trekken.

VTK organiseert er jaarlijks één, vertelt Arno Bossaert, preses van VTK. ‘Met die job fair zijn heel wat mensen in de weer, waaronder negen vrijwilligers die er voortdurend mee bezig zijn en delen van hun vakantie opofferen voor de functie.’

Bij Ekonomika worden er dan weer meerdere kleine job fairs georganiseerd. Dit omdat veel bedrijven dezelfde soort job aanbieden, en dus liever niet met de grote concurrent op één beurs staan. ‘Op de job fairs kunnen de bedrijven de studenten dan op een persoonlijke manier kennis laten maken met hun onderneming’, aldus Harris Van der Stighelen, preses van Ekonomika. Ook bij Ekonomika kruipt er enorm veel werk in de organisatie van deze job fairs. Van der Stighelen is trots op het werk wat hier verzet wordt. ‘Er is elk jaar een - vriendschappelijke - strijd om het beter te doen dan het vorige jaar. Er is wel een drang om jezelf te bewijzen als presidium. Die job fairs houden ook niet op bij het evenement zelf. De contacten worden ook erna nog goed opgevolgd om te weten of de bedrijven tevreden zijn met de dag zelf en het aantal geïnteresseerden dat hen heeft benaderd.’

‘Voor het galabal is er één advocatenkantoor dat instaat voor de belangrijkste inkomsten’

Seppe Pironnet, preses VRG

Ook Seppe Pironnet, preses van VRG, benadrukt het vele werk wat er in het onderhouden van de contacten steekt. ‘Bij ons zijn er twee mensen in het presidium die voor financiën instaan, zij spreken de belangrijkste advocatenkantoren aan in de zomermaanden en onderhandelen. Ook is er een functie ‘Public relations’ om de bedrijven aan te spreken voor sponsoring op basis van een jaarcontract.’

Cursusdiensten, broodjes en fakbars

De cudi’s draaien overal break-even. Zowel VTK als Ekonomika zeggen een kleine marge te rekenen ter compensatie van niet verkochte cursussen, zodat ze niet in de min komen. Bossaert: ‘De cudi draait voor 3000 studenten, dus het is een grote onderneming met een zeer grote omzet, maar uiteindelijk wordt er geen winst gemaakt.’

Hetzelfde geldt voor de broodjesbar van VTK en de Ekobar. ‘We werken met een reserve afgerond op 10 cent, om net geen verlies te maken’, aldus Bossaert. Van der Stighelen vertelt dat een smos kaas 1,90 euro kost in de Ekobar. ‘Daar maak je geen winst mee’ (lacht). Ook de Fakbars zijn grote ondernemingen, maar zijn er vooral op gericht om de pinten zo goedkoop mogelijk aan te bieden, dus veel winst zit daar niet in.

Dure zalen en samenwerkingen

Waar gaat het meeste geld heen? Vooral galabals zijn een grote kostenpost. ‘We vragen natuurlijk inkom’, vertelt Tahnee Cornelissen, vicepreses Financiën bij Ekonomika, ‘maar in de grootschalige organisatie van het galabal kruipt alsnog een grote investering.’ VRG rekent dan weer op sponsoring voor het galabal. ‘Voor het galabal is er één advocatenkantoor dat instaat voor de belangrijkste inkomsten.’

‘Er is overleg met andere kringen, zodat we gelijkaardige prijzen vragen voor evenementen’

Tahnee Cornelissen, vice-preses Financiën van Ekonomika

Bij andere kringen is het galabal vaak iets kleinschaliger en draait het break-even tot een kleine winst. Ibe Deturck, KOCO Financiën: ‘Het blijft moeilijk inschatten, omdat het om zo'n grote bedragen gaat, maar we beogen wel een kleine winst. Het galabal is weleens verlieslatend geweest, maar gemiddeld is er zo'n 500 à 1000 euro winst. Vorig jaar was het een groot succes, maar we zijn voorzichtig met onze begroting; we mogen er niet van uitgaan dat we elk jaar zo veel kaarten verkopen.’

Andere kosten liggen vaak bij TD’s en cantussen. Veel zalen zijn de laatste jaren opgeslagen, en dat wordt gemerkt bij de kringen. ‘Voor ons als kleinere kring is een groot evenement zoals een TD soms financieel niet echt haalbaar’, aldus Dedene. ‘Ook cantussen kunnen problematisch voor ons zijn indien er niet genoeg volk inschrijft. Dit proberen we op te lossen door samen te werken met andere kringen, om zo meer volk aan te trekken en de kosten te kunnen delen’. Ook Ekonomika merkt een verschil, zegt Van der Stighelen: ‘We organiseren zo’n 10 à 15 cantussen per jaar in de Waaiberg, dus de opslag van deze zaal hebben we zeker gemerkt. Hierdoor en door de prijsstijging van het bier, hebben we de inkomprijzen voor cantussen verhoogd dit jaar. Cornelissen vult aan: ‘Dit wordt natuurlijk overlegd met de andere kringen, zodat we allemaal een gelijkaardige prijs vragen voor onze evenementen.’

Alles moet op - TD

Die fles cava voor de moderator op het debat? Mogelijks betaald met projectsubsidies van LOKO. Dat de gin-tonics maar €1,- kosten op die toffe fuif? Waarschijnlijk het resultaat van het harde werk van een aantal medestudenten. Van der Stighelen: ‘We zijn tenslotte een vzw, dus al het geld wat binnenkomt wordt op één of andere manier terug in de student gestoken.’ Hoewel de invulling en bedragen veel verschillen onder de kringen en verenigingen, is het doel van organiserend Leuven dus altijd hetzelfde: de studenten doen profiteren van zo goedkoop mogelijk amusement.